Ein Ingenieurbüro erfolgreich aufbauen und vermarkten

Ingenieure sind deutschlandweit und weltweit gesucht. Doch wie wäre es, statt Festanstellung mit dem Schritt in die Selbständigkeit? Mut, Ausdauer und der nötige Biss, dem marktüblichen Wettbewerb zu trotzdem, zahlt sich bei einem eigenen Ingenieurbüro im Gegensatz zu anderen Branchen immer noch aus. Allerdings müssen Sie im Gründungsprozess etliche Formalitäten beachten, die korrekte Rechtsform finden und natürlich einen Businessplan haben, der überzeugt.

Was ist ein Ingenieurbüro?

Ein Ingenieurbüro arbeitet hauptsächlich im technisch-naturwissenschaftlichen Bereich. Als Dienstleistungsunternehmen ist es auf

• Planung
• Consulting
• Projektmanagement
• Projektrealisierung

spezialisiert.

Wer darf ein Ingenieurbüro eröffnen?

Wenn Sie planen, mit einem Ingenieurbüro in die Selbständigkeit zu starten, müssen Sie eine entsprechende fachliche Eignung vorweisen. Voraussetzung ist das an einer Fachhochschule oder Universität abgeschlossene Ingenieurstudium. Die Berufsbezeichnung Ingenieur ist seit den 1970er Jahren gesetzlich geschützt. Sie müssen also selbst studierter Ingenieur sein, um ein Ingenieurbüro zu eröffnen. Alternativ kann ein ausgebildeter Ingenieur Ihrem Ingenieurbüro geschäftsführend vorstehen. Ohne Berufspraxis den Schritt zum eigenen Ingenieurbüro zu wagen, empfiehlt sich nicht. So sind zwei Jahre Berufspraxis Pflicht, um zum Beispiel eine Bauvorlageberechtigung zu erhalten.

Das richtige Konzept für Ihr Ingenieurbüro finden

Jährlich gehen eine Million frisch gebackene Absolventen der Ingenieursstudiengänge in den Beruf. Spätestens nach zwei, drei Jahren Berufspraxis wählen viele von ihnen den Weg in die Selbständigkeit. Ihr Ingenieurbüro muss sich daher gegen eine gewisse Konkurrenz auf dem Markt behaupten. Schauen Sie schon bei der Planung gezielt nach einer Marktlücke oder etablieren Sie sich in einer Nische. Im Maschinenbau können Patentanmeldungen eine große Rolle spielen. So werden Innovationen rechtlich geschützt. Bedenken Sie auch die Vorteile, die Ihrem Ingenieurbüro ein eher ländlicher Raum bieten könnte, wo es keine bis wenige Mitbewerber gibt. Bei der Planung müssen zudem Ihre persönlichen Stärken im Vordergrund stehen. Wenn Ihre Spezialisierung feststeht, denken Sie über die Preisgestaltung nach. Es ist zwar verführerisch, den ersten Schritt auf den Markt mit günstigen Angeboten zu machen. Allerdings dürfen Sie sich auch nicht unter Wert verkaufen und müssen mit Ihren Stundensätzen oder projektbezogenen Honoraren in der Lage sein, Ihr Einkommen zu generieren. Bedenken Sie dabei nicht nur die laufenden Kosten Ihrer Selbständigkeit, sondern auch die Gründungskosten. Gerade am Anfang ist ein gutes Marketing und Branding wichtig, um Sie und Ihre Dienstleistungen bekannt zu machen. Die wenigsten verfügen über ausreichend Eigenkapital für eine Gründung. Neben der klassischen Kapitalbeschaffung über einen Kredit stehen Ihnen verschiedene Fördermittel und Zuschüsse für Existenzgründer zur Verfügung.

Das Ingenieurbüro als Gewerbe anmelden

Wenn Sie sich entscheiden, Ihr Ingenieurbüro als Gewerbe zu führen, müssen Sie Ihre Firma unabhängig von der gewählten Unternehmensform beim Gewerbeamt anmelden. Zuständig ist das Amt am Sitz Ihres Unternehmens. Von dort aus werden Ihre Daten an das Finanzamt weiterleitet, wo Sie Angaben zu Ihrer steuerlichen Erfassung einreichen müssen. Nach Prüfung erhalten Sie eine Steuernummer und dürfen somit Rechnungen ausstellen.

Die Unternehmensform

Sie können Ihr Ingenieurbüro als Personengesellschaft gründen oder als Kapitalgesellschaft führen. Je nachdem, wie Sie sich entscheiden, hat das Auswirkungen auf Ihre steuerliche Veranlagung und die Haftung, die Sie übernehmen müssen. So haften Sie bei einer Personengesellschaft in vollem Umfang mit Ihrem privaten Vermögen für die Verbindlichkeiten der Gesellschaft. In der Kommanditgesellschaft (KG) besteht hingegen eine eingeschränkte Haftung bis zur Höhe der jeweiligen Einlage. Wählen Sie die GmbH& Co. KG tragen die Gesellschafter die Haftung nicht, die GmbH jedoch in vollem Umfang. Haben Sie bereits ein Startkapital von mindestens 25.000, empfiehlt sich diese Gründungsform für Ihr Ingenieurbüro, da diese zu den Unternehmensformen gehört, die im In- und Ausland eine hohe Reputation genießen. Eine haftungsbeschränkte Unternehmergesellschaft (UG) hat für ein Ingenieurbüro den Vorteil, dass sich die Haftung lediglich auf das Privatvermögen beschränkt. Sie können diese UG bereits mit einem Kapital von einem Euro gründen. Diese manchmal „Mini-GmbH“ genannte Unternehmensform ist allerdings zur Bildung von Rücklagen verpflichtet, bis ein Stammkapital von 25.000 Euro angespart ist. Das nennt sich Thesaurierungspflicht.
Gründen Sie ein Ingenieurbüro, ist es notwendig, sich von einem Profi bezüglich der passenden Unternehmensform beraten zu lassen. Denn es muss immer Ihre ganz individuelle Situation berücksichtigt werden.

Das Handelsregister

Wenn Sie Ihr Ingenieurbüro als Kapitalgesellschaft gegründet haben, ist ein Eintrag im Handelsregister erforderlich. Auch eingetragene Kaufleute (e.K.) als gewerbetreibende Einzelunternehmer eines kaufmännischen Geschäftsbetriebes sind dazu verpflichtet sowie die Gründer einer AG oder GmbH. Für die Registrierung müssen Sie Angaben zu Ihrer Firma, Ihrem Firmensitz, der Rechtsform, Höhe des Grundkapitals, Zweck des Unternehmens sowie die vertretungsberechtigten Personen angeben. Anschließend erhalten Sie eine Handelsregisternummer, die auf der Website Ihres Ingenieurbüros veröffentlicht werden muss. Die Anträge für das Handelsregister müssen notariell beglaubigt werden, wofür Kosten anfallen. Das Amtsgericht verlangt von Ihnen für den Eintrag ebenfalls eine Gebühr. Die Höhe richtet sich dabei nach dem Geschäftswert Ihres Betriebs, für den das Betriebsvermögen zugrunde gelegt wird.

Das Ingenieurbüro bei der IHK anmelden

Eine Mitgliedschaft in der Industrie- und Handelskammer (IHK) ist für alle Unternehmen in Deutschland Pflicht. In der Regel informiert das Gewerbeamt die IHK über das neue Ingenieurbüro und Sie erhalten dann mit der Post alle weiteren Unterlagen zu Ihrer Mitgliedschaft.

Weitere Mitgliedschaften, die ein Ingenieurbüro braucht

Sind Sie als Gewerbetreibender mit Ihren Ingenieurbüro eingestuft, müssen Sie Mitglied in der Berufsgenossenschaft werden. Als größter Träger der gesetzlichen Unfallversicherung in Deutschland ist die für Ingenieure zuständige Berufsgenossenschaft die Verwaltungs-Berufsgenossenschaft (VBG). Empfehlenswert ist es zudem, einem Interessen- und Berufsverband für Ihre Branche beizutreten. Die Mitgliedschaft sichert Ihnen nicht nur Weiterbildungsangebote, sondern oft gibt es auch Rat und Hilfe in rechtlichen Dingen. Infrage kommen der Verein Deutscher Ingenieure (VDI), der Zentralverband Deutscher Ingenieure e. V. (ZDI), der Bund Deutscher Baumeister, Architekten und Ingenieure e. V. (BDB), der Bund der Umweltingenieure (BWK), der Verein beratender Ingenieure (VBI) sowie eventuell der GHI, der Verband der Gebäudeenergieberater Ingenieure Handwerker.

Das Ingenieurbüro als Freiberufler führen

Ingenieur ist ein sogenannter Katalogberuf, was bedeutet, die Tätigkeit kann als Freiberufler ausgeübt werden. Im Gegensatz zu Gewerbetreibenden genießt ein Freiberufler einige Vorteile, die ihm etliche Formalitäten ersparen. Wenn Sie als Freiberufler ein Ingenieurbüro eröffnen wollen, zahlen Sie keine Gewerbesteuern, und müssen nicht Mitglied der IHK sein. Ihr Ingenieurbüro kann dem Kunden einfach eine Rechnung stellen, von Ihrem Verdienst müssen Sie Steuern selbst abführen. Ihre Gewinnermittlung ist ebenfalls unkompliziert, sie wird mittels einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung durchgeführt. Das Erstellen handelsrechtlicher Bilanzen entfällt. Um mit dem Ingenieurbüro als Freiberufler durchzustarten, müssen Sie sich beim Finanzamt steuerlich entsprechend einstufen lassen. Hierfür füllen Sie lediglich einen formlosen Antrag aus und erhalten dann eine Steuernummer, die Sie befugt, Rechnungen auszustellen. Doch nur, weil Ingenieur ein Katalogberuf ist, wird Ihnen der Status Freiberufler nicht automatisch gewährt. Das Finanzamt prüft Ihre Tätigkeit in Abgrenzung zu einem Gewerbe. Zudem muss Ihr Arbeitseinsatz im Verhältnis zum Kapitaleinsatz eine wichtige Rolle spielen.

Als freiberuflicher Ingenieur Partnerschaften eingehen

Sie haben die Möglichkeit als Freiberufler, sich mit anderen für Ihr Ingenieurbüro zu einer Partnergesellschaft zusammenzuschließen. Die einzelnen Partner dürfen nur natürliche Personen sein. Wenn Sie eine GmbH mit ins Boot holen wollen, klappt das nicht. Die Partnergesellschaft muss nicht ins Handelsregister eingetragen werden. Die Gesellschafter nehmen stattdessen einen Eintrag ins Partnerschaftsregister vor. Jede Änderung wie Aus- oder Eintritt eines Partners muss dort erfasst werden. Im Register müssen die Berufsbezeichnungen der einzelnen Partner vertreten sein. Zudem muss der Zusatz „&Partner“ oder „Partnerschaft“ enthalten sein.

Die Mitgliedschaft in der Ingenieurkammer

Der Beruf des Ingenieurs ist gesetzlich geschützt. Wenn Sie sich als Freiberuflicher mit einem Ingenieurbüro selbständig machen wollen, ist eine Mitgliedschaft in der Ingenieurkammer Pflicht. Ihre Berufsbezeichnung dürfen Sie erst führen, wenn Sie nach Vorlage entsprechender fachlicher Qualifikationen Kammermitglied sind. Sie müssen sich an die Ingenieurkammer in Ihrem Bundesland wenden.

Ein Ingenieurbüro nebenberuflich führen

Viele festangestellte Ingenieure entscheiden sich, Ihr Ingenieurbüro nebenberuflich zu führen oder aufzubauen, bis sie komplett den Schritt in die Selbständigkeit wagen. Dazu hat jeder Arbeitnehmer das Recht, allerdings sollte der Chef eingeweiht werden. Schließlich ist niemand begeistert, wenn er durch Buschfunk oder Internet davon erfährt. Hat der Arbeitgeber Grund zu der Annahme, dass ein Ingenieurbüro im Nebenerwerb eine Konkurrenz darstellt oder die Arbeitskraft des Mitarbeiters darunter leidet, darf er diese Tätigkeit untersagen. Nebenberuflich selbständige Ingenieure müssen ebenfalls einen Antrag beim Finanzamt auf steuerliche Erfassung stellen. Bis einem Jahresumsatz von 17.500 Euro wird keine Mehrwertsteuer fällig. Auf den Rechnungen muss vermerkt sein, dass aufgrund von § 19 Umsatzsteuergesetz das Ingenieurbüro als Kleinunternehmer von der Steuer befreit ist.

Sonderlösung freie Projektarbeit

Für Maschinenbauer, die vorerst ihr Angestelltenverhältnis nicht aufgeben wollen, aber mit der Selbstständigkeit liebäugeln, bietet sich ein Mittelweg an. Sie können sich auf hochwertige Projekte spezialisieren und so ihren Radius an Auftraggebern schrittweise ausweiten. Diese Art der Tätigkeit birgt so gut wie kein finanzielles Risiko. Die Chancen stehen aktuell gut, denn immer mehr Firmen wollen temporär und flexibel mit Experten zusammenarbeiten. Ein Nachteil dieser Tätigkeit ist, dass die Projekte in einem ziemlich klar abgesteckten Rahmen verlaufen – da bietet die Gründung des eigenen Ingenieurbüros deutlich mehr Freiheiten.

Ein Ingenieurbüro richtig aufbauen

Marketing ist weitaus mehr als nur Werbung schalten. In vielen technischen Berufen wird dieser Bereich jedoch vernachlässigt und sich meist auf Mundpropaganda verlassen. Bleiben die Kunden dann doch aus, wird schnell eine Anzeige geschaltet oder auch eine Pressemitteilung verfasst. Vielleicht kommen dann ein paar Neukunden, doch sind das langfristig nur Tropfen auf den heißen Stein, da die nächste Durststrecke so wieder kommen wird. Auch ein Ingenieurbüro benötigt ein strategisches Marketing. Zunächst brauchen Sie:

Marketingstrategien für ein Ingenieurbüro

Ohne einen durchdachten Fahrplan erschöpft sich Ihr Marketing in wenig effektiven Einzelmaßnahmen. Am Anfang jeder Strategie steht die Frage, wohin die Reise gehen soll. Übrigens: Zu Beginn empfiehlt sich, statt auf mehrere kleine auf ein großes Referenzprojekt zu setzen. Im nächsten Schritt werden das Ziel und die einzelnen Etappen festgelegt. Da es ohne Aktivität keinen Erfolg gibt, müssen die Einzelschritte ebenfalls durchgeplant werden. Ein besonders wichtiger Faktor ist natürlich das Budget. Gerade bei der Existenzgründung sind die Mittel für Werbung & Co. eher knapp. Daher ist eine hieb- und stichfeste Strategie unabdingbar. Erfolg muss zudem messbar sein, daher bildet das Controlling den Abschluss einer jeden Marketingstrategie.

Der Weg ist nicht das Ziel

Bei der Formulierung seiner Strategie tut sich jedes Ingenieurbüro schwer. Unter dem Strich geht es immer darum, Punkte zu finden, warum die Kunden die eigenen Leistungen in Anspruch nehmen oder bei der Stange bleiben sollten. Auch der Faktor Weiterempfehlung spielt in der Branche eine Rolle. Helfen können Stichpunkte zur:

• Zielgruppe: Wie sieht Ihr Wunschkunde aus? Dessen Profil richtet sich natürlich auch nach der Größe Ihrer Firma, der Anzahl der Angestellten und dem Umsatz. Wenn Sie mittelständische Betriebe betreuen und nicht die Infrastruktur für Großkonzerne haben, brauchen Sie in diesen Gewässern gar nicht erst zu fischen. Bleiben Sie daher realistisch, an welche Zielgruppe sich Ihr Marketing richten soll.
• Service: Wer guten Service bietet, zu dem kommen die Kunden gerne wieder. Doch bieten Sie über die üblichen Parameter hinaus einen besonderen Service? Unterschieden wird zwischen traditionellen Dienstleistungen wie einer schnellen und effizienten Auftragsabwicklung und neuen Dienstleistungen. Dazu zählen zum Beispiel neue Technologien oder Spezialberatungen, die Sie von Ihren Mitbewerbern abheben. Denken Sie auch an Ihr Image und Akzente, die Sie setzen wollen.
• Die Marschroute: Gutes Marketing bedeutet, anhand von konkreten Einzelzielen zu bestimmen, ob Ihre geplante Strategie aufgeht. Ihre Ziele müssen messbar sein. Teilen Sie auf nach Bestandskunden, Kundengewinnung und Öffentlichkeitsarbeit.

Das Budget

Für jede Maßnahme legen Sie fest, wie viel Zeit und Geld Sie jeweils benötigen. Es gibt Ingenieurbüros, die zwei bis vier Prozent des Umsatzes für Marketing verwenden. Auch Zeit ist Geld. Planen Sie nicht zu wenig ein. Monatlich 10 bis 15 Stunden müssen investiert werden. Machen Sie sich selbst mit Marketingmaßnahmen wie E-Mail-Marketing und Newsletter vertraut.

Controlling

Egal, ob Sie Kunden aktiv akquirieren, zu Messen gehen oder Werbung schalten-Ihr Erfolg muss messbar sein. Überwachen Sie auch laufende Prozesse und greifen Sie gegebenenfalls regulierend ein. Halten Sie Ihre Aktionen und das dafür veranschlagte Budget in einer Liste fest und setzen Sie Kontrollvermerke.

Fazit

Der Schritt in die Selbständigkeit mit einem Ingenieurbüro lohnt sich. Allerdings sollten Existenzgründer zuerst ein paar Jahre Erfahrung mit einer Festanstellung in ihrem Bereich sammeln. So wird ein Gefühl für die Branche entwickelt. Mit einem guten Businessplan und der richtigen Marketingstrategie kann das eigene Ingenieurbüro, vor allem in Nischendisziplinen, durchaus zum unternehmerischen Erfolg werden. Fragen Sie sich vor dem Schritt allerdings ehrlich, ob Sie auch wirklich der Typ für einen Selbständigkeit sind.